ФОП в Україні від А до Я у 2025 році: повний гайд для підприємців
Бути підприємцем – це не про мрію, а про реальну можливість для кожного. Хочеш працювати на себе, створити власну справу, заробляти більше й не залежати від роботодавця? Відкрити ФОП – твій перший крок до свободи та розвитку.
Розберемо всі нюанси, від реєстрації до ведення обліку, податків, оптимізації витрат та навіть закриття бізнесу. Тут ти знайдеш прості пояснення складних речей: як обрати правильну групу, які КВЕДи підійдуть саме твоїй діяльності, як не допустити штрафів та як легально зменшити податкове навантаження.
Що таке ФОП простими словами
ФОП – це фізична особа-підприємець. Іншими словами, ви залишаєтесь звичайною людиною, але тепер можете спокійно будувати власну справу: продавати товари, надавати послуги чи виконувати замовлення на легальних підставах. Для старту не потрібен статутний капітал, печатка чи офіс — достатньо паспорта, коду та електронного підпису. Більше того, навіть без бухгалтерської освіти ви легко розберетесь у базових правилах, адже процеси максимально спрощені.
Якщо ви продаєте вироби ручної роботи через Instagram, керуєте власним блогом із монетизацією або працюєте програмістом-фрілансером, статус ФОП дає змогу приймати оплату офіційно, укладати договори з клієнтами, співпрацювати з великими компаніями та працювати без страху отримати штраф від податкової.
Крім того, ФОП відкриває двері до нових можливостей: участь у державних тендерах, доступ до міжнародних платіжних платформ і грантових програм, а також побудову позитивної ділової репутації, що допоможе розвивати бізнес на новому рівні.
Якщо ви тільки плануєте підприємницьку діяльність і хочете зрозуміти, хто саме має право зареєструватися, радимо прочитати статтю:
Хто може стати ФОП в Україні.
Основні переваги:
- працюєте легально й без зайвої бюрократії, що дозволяє зосередитися на розвитку бізнесу;
- можете офіційно співпрацювати з компаніями та іноземними замовниками, відкриваючи двері до більш масштабних проєктів;
- ведення обліку максимально просте й зрозуміле, а автоматизація сервісів допомагає економити час;
- ваш дохід стає «білим», що спрощує отримання кредитів, участь у грантових програмах і підтвердження платоспроможності для банку чи візи;
- з’являється можливість розширювати бізнес і брати участь у державних або міжнародних тендерах
Чому варто відкрити ФОП
- Легалізація доходів. Ви без страху приймаєте гроші на рахунок і без проблем пояснюєте їх походження.
- Мінімальні витрати на старт. Реєстрація безкоштовна, а обов’язкові платежі доступні навіть для новачків.
- Довіра клієнтів і партнерів. Офіційний статус піднімає ваш авторитет і відкриває двері до великих проєктів.
- Гнучкі податкові умови. Є кілька груп, і ви можете обрати ту, що найвигідніша саме для вашої діяльності.
- Проста звітність. Декларації та податки можна подавати онлайн — швидко й без паперової тяганини.
Як зареструватися ФОП читайте в нашій статті: Як зареєструватися ФОП та стати єдиноподатником у 2025 році
Оновлення законодавства у 2025 році
З 2025 року для ФОП діють важливі зміни, які потрібно враховувати:
- ЄСВ зріс до 1 760 грн (8000,00 грн х 22 %) на місяць. Це означає, що навіть при відсутності доходу мінімальний платіж необхідно вносити.
- Посилення контролю за операціями. ДПС активніше моніторить банківські операції, тому варто вести прозорий облік.
- РРО/ПРРО стає обов’язковим у більшості сфер. Онлайн-торгівля, сфера послуг і навіть деякі фріланс-напрями тепер мають інтегрувати касові рішення.
- Сервіс «Дія» розширив функції. Можна подавати звітність, сплачувати податки, отримувати виписки та витяги без відвідування податкової.
4. Види ФОП і вибір групи
Правильний вибір групи — це запорука оптимізації податків і уникнення зайвих витрат. У 2025 році для ФОП діє чотири системи оподаткування, але найпопулярнішими залишаються три групи єдиного податку.
| Група | Ліміт доходу | Податок | ЄСВ | Кому підходить |
|---|---|---|---|---|
| 1 група | до 1,12 млн грн/рік | ~350 грн/міс | 1 760 грн | Торгівля на ринках, дрібні побутові послуги |
| 2 група | до 5,6 млн грн/рік | ~1 800 грн/міс | 1 760 грн | Кав’ярні, магазини, невеликий сервісний бізнес |
| 3 група | до 7,8 млн грн/рік | 5% доходу або 3%+ПДВ | 1 760 грн | IT, фріланс, консалтинг, маркетинг, онлайн-торгівля |
| Загальна система | без обмежень | 18% ПДФО + 1,5% військовий збір | 1 760 грн | Бізнес із великим обігом і значними витратами |
Як обрати правильну групу:
- Якщо ви плануєте невеликий бізнес на ринку або надаєте послуги фізичним особам та працюєте без найманих працівників — 1 група буде найдешевшою та найпростішою для ведення обліку. Вона ідеально підходить для стартапів, підприємців-початківців і тих, хто торгує на ринках або надає дрібні побутові послуги.
- Для невеликих магазинів, кав’ярень, перукарень чи кур’єрських послуг оптимальна — 2 група.
- Якщо працюєте з іноземними замовниками або маєте високий дохід від фрілансу, IT чи консалтингу — обирайте 3 групу.
- Загальна система підходить великим бізнесам, які мають значні витрати, що можна врахувати для зменшення податків.
Детальніше про обрання системи оподаткування в статті: Вибір системи оподаткування ФОП
У наступному розділі розглянемо покрокову інструкцію, як відкрити ФОП у 2025 році, щоб зробити все швидко та без помилок.
Покрокова інструкція відкриття ФОП у 2025 році
Відкрити ФОП у 2025 році можна буквально за один день. Завдяки сервісу «Дія» більшість процесів відбувається онлайн, без відвідування ЦНАП чи податкової. Ось детальна інструкція:
1. Підготуйте необхідні дані та інструменти:
- паспорт або ID-картку;
- ідентифікаційний код (ІПН);
- кваліфікований електронний підпис (КЕП), який можна безкоштовно отримати в ПриватБанку, Дія.Підпис або інших акредитованих сервісах.
2. Зареєструйте ФОП через «Дію»:
- авторизуйтесь на порталі diia.gov.ua;
- у меню оберіть «Відкрити ФОП»;
- заповніть форму: дані про себе, групу оподаткування, обрані КВЕДи;
- підпишіть заяву КЕПом.
3. Очікуйте підтвердження: Реєстрація займає 1 робочий день. Після підтвердження ви отримаєте витяг із Єдиного державного реєстру та повідомлення про присвоєння статусу ФОП.
4. Оберіть банк і відкрийте рахунок ФОП: Обов’язкової вимоги щодо рахунку немає, але для роботи з безготівковими платежами він необхідний. Найзручніші рішення для ФОП пропонують Monobank, ПриватБанк, Ощадбанк та інші сучасні банки.
5. Подайте заяву на сплату єдиного податку та ЄСВ: Зробіть це в електронному кабінеті платника податків або через «Дію», щоб автоматично перейти на спрощену систему.
У наступному розділі ми детально розглянемо, як правильно вибрати КВЕДи, щоб уникнути обмежень у роботі та оптимізувати податки.
Вибір КВЕДів у 2025 році
Правильний вибір КВЕДів — це основа легальної роботи ФОП і запорука уникнення проблем із податковою. У 2025 році перелік КВЕДів лишився широким, але важливо правильно обрати ті, які точно відповідають вашій діяльності. Краще вказати кілька додаткових кодів, щоб мати гнучкість для розвитку бізнесу.
Популярні КВЕДи для різних напрямів:
- Інтернет-торгівля: 47.91 — роздрібна торгівля через інтернет; 47.99 — інші види роздрібної торгівлі.
- ІТ і фріланс: 62.01 — розробка програмного забезпечення; 62.02 — консультування з ІТ.
- Маркетинг та реклама: 73.11 — рекламні агентства; 70.22 — консультування з питань бізнесу.
- Освіта та курси: 85.59 — інші види освіти, не віднесені до інших категорій.
- Кав’ярні, ресторани, послуги: 56.10 — діяльність ресторанів і мобільних точок харчування.
Поради для вибору КВЕДів:
- Проаналізуйте всі види діяльності, які плануєте вести.
- Вкажіть кілька додаткових кодів для можливого розширення бізнесу.
- Уникайте ситуації, коли діяльність не відповідає зареєстрованим кодам, щоб не отримати штрафи.
У наступному розділі ми розглянемо податки та обов’язкові платежі ФОП у 2025 році, з прикладами розрахунків для кожної групи.
Податки та обов’язкові платежі ФОП у 2025 році
У 2025 році податкове навантаження для ФОП лишається зрозумілим і передбачуваним, хоча ставки дещо зросли. Нижче — актуальні суми та приклади розрахунків.
Мінімальний ЄСВ: 1 650 грн/міс (22% від мінімальної зарплати). Сплачується незалежно від наявності доходу.
Ставки єдиного податку:
| Група | Податок | ЄСВ | Разом |
|---|---|---|---|
| 1 7600 грн | ~350 грн/міс | 1 760 грн | ~2 000 грн/міс |
| 2 група | ~1 800 грн/міс | 1 760 грн | ~3 450 грн/міс |
| 3 група (5%) | 5% від доходу | 1 760 грн | залежить від обороту |
| 3 група (3% + ПДВ) | 3% від доходу + ПДВ | 1 760 грн | залежить від обороту |
Приклад для 3 групи (5%): Якщо ваш дохід — 100 000 грн на місяць:
- Єдиний податок: 100 000 × 5% = 5 000 грн
- ЄСВ: 1 760 грн
- Військовий збір: 100 000 × 1% = 1 000 грн
- Разом: 7 760 грн
Поради:
- Сплачуйте податки вчасно, щоб уникнути штрафів.
- Ведіть простий облік у Google Sheets або через сервіси автоматизації, наприклад, Taxer чи ФОПx.
- Пам’ятайте, що ЄСВ не залежить від доходу — навіть за нульового обороту його треба сплачувати.
Ведення обліку та звітності у 2025 році
Правильний облік і своєчасна звітність допоможуть уникнути проблем із податковою та штрафів. У 2025 році завдяки онлайн-сервісам цей процес став набагато простішим і доступнішим.
Як вести облік:
- Використовуйте Google Sheets або Excel для фіксації доходів і витрат.
- Для автоматизації підходять сервіси Taxer, ФОПx, Cabinet.tax.gov.ua або інтеграції банківських додатків.
- Зберігайте всі квитанції та електронні чеки, щоб мати підтвердження операцій.
Подання звітності:
- 1 і 2 група: раз на рік подається декларація про доходи.
- 3 група: звітує щоквартально.
- ЄСВ: сплачується щоквартально, але ви можете вносити платіж щомісяця, щоб уникнути накопичення боргу.
Поради для легшої звітності:
- Налаштуйте нагадування у додатках банку або сервісах автоматизації.
- Використовуйте електронний підпис, щоб не відвідувати податкову особисто.
- Якщо обсяг операцій великий, подумайте про послуги бухгалтера — це зекономить час і зменшить ризики.
У наступному розділі розглянемо, як правильно обрати банк і відкрити рахунок для зручної роботи з платежами.
Банківський рахунок для ФОП у 2025 році
Хоча закон не зобов’язує ФОП відкривати банківський рахунок, у реальності він потрібен майже завжди. Без рахунку складно отримувати безготівкові платежі, співпрацювати з юрособами, сплачувати податки та вести облік.
Переваги відкриття рахунку ФОП:
- зручні безготівкові платежі;
- можливість інтегрувати рахунок із сервісами обліку;
- простий контроль над надходженнями і витратами;
- легке підтвердження доходів для кредитів чи грантів.
Популярні банки для ФОП:
- Monobank — просте відкриття рахунку, мобільний додаток з автоматичним формуванням виписок і інтеграцією для звітності.
- ПриватБанк — широкий спектр послуг і готові рішення для малого бізнесу.
- Ощадбанк — підходить для підприємців, які працюють з великими сумами або державними замовленнями.
- ПУМБ та інші банки — пропонують спеціальні пакети для малого бізнесу.
Як відкрити рахунок:
- Оберіть банк, який відповідає вашим потребам.
- Подайте заявку онлайн або у відділенні.
- Надішліть витяг з ЄДР і паспортні дані.
- Отримайте реквізити для роботи вже протягом кількох годин або днів.
У наступному розділі поговоримо про платіжні термінали, РРО і ПРРО, які допоможуть легалізувати розрахунки та спростити роботу з клієнтами.
Платіжні термінали, РРО та ПРРО у 2025 році
З 2025 року використання РРО (реєстратора розрахункових операцій) або ПРРО (програмного РРО) стало обов’язковим для більшості підприємців. Це стосується як інтернет-магазинів, так і офлайн-точок продажу, а також підприємців, які приймають оплату картками.
Чим відрізняється РРО від ПРРО:
- РРО — це класичний касовий апарат, який потребує придбання та налаштування.
- ПРРО — програмний аналог, який можна встановити на смартфон, планшет чи комп’ютер. ДПС надає безкоштовний ПРРО, який підходить більшості ФОП.
Переваги використання ПРРО:
- Безкоштовний функціонал від ДПС.
- Легка інтеграція з банківськими сервісами та CRM.
- Можливість працювати навіть через мобільний телефон.
- Формування електронних чеків, які можна надсилати клієнтам.
Коли РРО/ПРРО обов’язковий:
- при продажу товарів у магазинах або на ринках із безготівковою оплатою;
- при веденні інтернет-торгівлі;
- при наданні послуг, де клієнти оплачують карткою або через платіжні системи.
Поради для підприємців:
- Використовуйте безкоштовний ПРРО ДПС, щоб не витрачати зайвих коштів.
- Налаштуйте автоматичне формування чеків, щоб заощадити час.
- Зберігайте всі електронні чеки — вони стануть доказом у разі перевірки.
У наступному розділі розглянемо роботу з найманими працівниками: як оформити співробітників і які податки сплачувати.
Робота з найманими працівниками у 2025 році
Якщо ви плануєте розширювати бізнес і залучати найманих працівників, важливо робити це правильно та легально. У 2025 році правила стали чіткішими, а процеси — більш автоматизованими.
Як офіційно оформити працівника:
- Укладіть письмовий трудовий або цивільно-правовий договір.
- Зареєструйте працівника у ДПС за 1 день до початку роботи.
- Внесіть дані до обліку та подайте повідомлення через електронний кабінет.
Податки та обов’язкові внески за працівника:
- ЄСВ — 22% від офіційної зарплати.
- ПДФО — 18%.
- Військовий збір — 5%.
Переваги офіційного оформлення:
- уникнення штрафів за «тіньову» зайнятість;
- довіра працівників та прозорість відносин;
- можливість офіційно зменшувати податкове навантаження за рахунок витрат на зарплату.
Поради для ФОП:
- Використовуйте сервіси для обліку зарплати та сплати податків.
- Плануйте фонд оплати праці заздалегідь, щоб уникнути касових розривів.
- Забезпечте комфортні умови для працівників, щоб знизити плинність кадрів.
У наступному розділі розглянемо оптимізацію податків і витрат, щоб ваш бізнес був максимально прибутковим.
Оптимізація податків і витрат у 2025 році
Правильне планування податків і витрат допомагає ФОП зберегти кошти й підвищити прибутковість бізнесу. У 2025 році завдяки автоматизації й оновленим сервісам це стало простіше, ніж будь-коли.
Поради для оптимізації податкового навантаження:
- Оберіть групу оподаткування, яка відповідає вашому обороту й типу діяльності.
- Додавайте всі допустимі витрати в облік, щоб зменшити податкову базу (актуально для загальної системи).
- Використовуйте податковий резерв: відкладайте 5–10% від доходу на окремий рахунок для своєчасної сплати податків.
Оптимізація витрат:
- Автоматизуйте рутинні процеси: облік, формування чеків, звітність.
- Порівнюйте тарифи банків і сервісів, щоб обрати найбільш вигідні умови.
- Використовуйте безкоштовні або доступні інструменти для бухгалтерії, такі як Taxer чи ФОПx.
Приклади економії:
- Перехід із платного ПРРО на безкоштовний від ДПС дозволяє зекономити до 5 000 грн на рік.
- Автоматизація обліку скорочує витрати на бухгалтера на 20–30%.
У наступному розділі розглянемо типові помилки ФОП і як їх уникнути, щоб бізнес працював стабільно й без штрафів.
Типові помилки ФОП та як їх уникнути
Навіть досвідчені підприємці іноді допускають помилки, які призводять до штрафів, блокування рахунків або втрати клієнтів. Щоб ваш бізнес працював стабільно, зверніть увагу на найпоширеніші проблеми.
Найпоширеніші помилки:
- Несвоєчасна сплата податків і ЄСВ. Це призводить до нарахування пені та штрафів.
- Неправильний вибір групи. Наприклад, використання 2 групи при роботі з іноземними замовниками.
- Відсутність резерву для податків. Коли немає коштів на обов’язкові платежі, бізнес потрапляє в касовий розрив.
- Ігнорування РРО/ПРРО. Це може призвести до великих штрафів і навіть тимчасового блокування діяльності.
- Відсутність обліку доходів і витрат. Без прозорого обліку важко планувати розвиток і захищати себе під час перевірок.
Як уникнути проблем:
- Налаштуйте автоматичні нагадування про сплату податків у банківських додатках або сервісах обліку.
- Консультуйтесь із бухгалтером або юристом перед вибором групи й під час змін у законодавстві.
- Формуйте податковий резерв на окремому рахунку.
- Використовуйте безкоштовний ПРРО ДПС, щоб завжди бути в законодавчому полі.
- Ведіть регулярний облік і звіряйте дані з банківськими виписками.
У наступному розділі розглянемо, як ДПС проводить перевірки у 2025 році та які штрафи можуть чекати підприємців.
Перевірки та штрафи для ФОП у 2025 році
Податкова служба у 2025 році приділяє особливу увагу прозорості діяльності підприємців. Перевірки проводяться як планово, так і за скаргами клієнтів або банківських моніторингів. Знати основні правила — означає уникнути зайвих проблем.
Коли можуть перевірити ФОП:
- різкі зміни у фінансових оборотах;
- затримка сплати податків або ЄСВ;
- скарги клієнтів про невидачу чеків або відсутність договорів;
- невідповідність даних у банківських виписках і звітності.
Поширені штрафи у 2025 році:
| Порушення | Розмір штрафу |
|---|---|
| Несвоєчасна подача звітності | від 340 грн |
| Несвоєчасна сплата податків | 10% від суми боргу + пеня |
| Робота без РРО/ПРРО | до 100% від суми продажу |
| Відсутність договорів з клієнтами | від 1 700 грн |
| Незадекларований дохід | 18% ПДФО + 5% військовий збір + штраф |
Як підготуватися до перевірки:
- Ведіть «білий» облік і зберігайте всі документи не менше 3 років.
- Перевіряйте регулярність сплати податків та ЄСВ.
- Завчасно налаштуйте ПРРО і зберігайте електронні чеки.
У наступному розділі розглянемо корисні сервіси та ресурси, які допоможуть ФОП автоматизувати роботу й завжди залишатися в законодавчому полі.
Перевірки та штрафи для ФОП у 2025 році
Податкова служба у 2025 році приділяє особливу увагу прозорості діяльності підприємців. Перевірки проводяться як планово, так і за скаргами клієнтів або банківських моніторингів. Знати основні правила — означає уникнути зайвих проблем.
Коли можуть перевірити ФОП:
- різкі зміни у фінансових оборотах;
- затримка сплати податків або ЄСВ;
- скарги клієнтів про невидачу чеків або відсутність договорів;
- невідповідність даних у банківських виписках і звітності.
Поширені штрафи у 2025 році:
| Порушення | Розмір штрафу |
|---|---|
| Несвоєчасна подача звітності | від 340 грн |
| Несвоєчасна сплата податків | 10% від суми боргу + пеня |
| Робота без РРО/ПРРО | до 100% від суми продажу |
| Відсутність договорів з клієнтами | від 1 700 грн |
| Незадекларований дохід | 18% ПДФО + 1,5% військовий збір + штраф |
Як підготуватися до перевірки:
- Ведіть «білий» облік і зберігайте всі документи не менше 3 років.
- Перевіряйте регулярність сплати податків та ЄСВ.
- Завчасно налаштуйте ПРРО і зберігайте електронні чеки.
У наступному розділі розглянемо корисні сервіси та ресурси, які допоможуть ФОП автоматизувати роботу й завжди залишатися в законодавчому полі.
Висновки та поради для майбутніх ФОП
Підприємець у 2025 році має унікальні можливості для старту та розвитку власної справи. ФОП — це не лише податкова форма, а й ключ до легальної, стабільної та масштабованої діяльності.
Основні висновки:
- Відкрити ФОП стало простіше завдяки цифровим сервісам, особливо «Дії».
- Гнучкі податкові системи дозволяють обрати оптимальну групу для будь-якого бізнесу.
- Автоматизація обліку та звітності економить час і зменшує ризик помилок.
- Легальний статус підвищує довіру клієнтів, партнерів та банків.
Поради для тих, хто планує розпочати:
- Не відкладайте — навіть маленький бізнес варто почати легально.
- Проаналізуйте ринок і оберіть правильні КВЕДи, щоб уникнути проблем із податковою.
- Використовуйте безкоштовні сервіси для обліку та звітності.
- Плануйте податки та створюйте резерв, щоб уникнути касових розривів.
- Постійно вдосконалюйтесь і стежте за змінами у законодавстві.
У наступному розділі ви знайдете відповіді на найпоширеніші запитання від новачків та досвідчених ФОП.
Поширені запитання (FAQ)
Висновки
ФОП — це не просто форма бізнесу, це квиток у світ підприємництва. У 2025 році процедура стала ще простішою, а можливості — ширшими. Головне — правильно обрати групу, вести облік і не забувати про податки. Будь дисциплінованим, користуйся сучасними сервісами й не бійся експериментувати.